Ръководство за планиране на внедряването на ERP

“ ERP обикновено се възприема погрешно като компютърна система. Това не е така. Това е система за хора, която се осъществява благодарение на компютърен софтуер и хардуер. “

Обмисляте ли да внедрите ERP система за вашия бизнес? Ако е така, имате късмет! Това ръководство ще ви запознае стъпка по стъпка с всичко, което трябва да направите, за да се подготвите за внедряването на ERP. Ще разгледаме всичко - от избора на правилния доставчик на ERP до планирането на графика на проекта. Така че независимо дали тепърва започвате или вече се подготвяте за внедряването си, това ръководство е за вас! 

Ключът е в добрата подготовка и планиране преди внедряването на ERP. Като отделите време да прегледате и планирате проекта си, можете да гарантирате, че всичко ще протече гладко от началото до края. Ето някои стъпки, които трябва да сте предприели, преди да започнете да планирате внедряването си:

1. Идентифицирайте бизнес нуждите си: Преди всичко друго е важно да определите какви характеристики и функции на ERP системата са необходими за вашия бизнес. Помислете за процесите и операциите, които искате да оптимизирате или автоматизирате с помощта на ERP система, и избройте всички други функционалности, които биха били от полза за вашата организация.
2. Изберете доставчик: След като сте определили нуждите си, е време да започнете да търсите потенциални доставчици, които могат да предоставят ERP система, отговаряща на нуждите на вашата компания. Уверете се, че сте проучили обстойно всеки доставчик и сте ги сравнили по отношение на функции, цени, поддръжка на клиенти и др.
3. Съберете отговорен екип от хора: След като сте избрали доставчик, от решаващо значение е да съберете екип, който да отговаря за надзора на проекта от началото до края. Този екип трябва да включва заинтересованите страни, ИТ персонала и всички останали, които може да се наложи да бъдат включени в проекта.
4. Предоставяне на информация на доставчика: Ние разбираме, че не можете да познавате целия си бизнес и всяка подробност за всяка задача, която се изпълнява във вашата компания. Така и трябва да бъде, но имайте предвид, че ERP системата ще бъде толкова добра, колкото е добра информацията, която предоставяте. Може да е по-лесно да предоставите множество хора на доставчика, за да му предоставите необходимата информация, вместо да укривате такава. В практиката сме виждали такива примери и изненадите могат да бъдат предизвикателство за преодоляване.

Планирането на графика на проекта е важна стъпка в процеса на внедряване на ERP. Изчерпателният график ще осигури ясна представа за това кога трябва да бъдат изпълнени задачите и ще помогне да се гарантира спазването на всички крайни срокове. За стартирането на проекта е изключително важно да се създаде преглед на резултатите, сроковете и крайните срокове за всяка задача, която трябва да бъде изпълнена по време на първоначалната настройка

Етапът на първоначална настройка е важна част от процеса на внедряване на ERP. В него се конфигурират всички необходими инфраструктури и компоненти, за да се гарантира безпроблемното функциониране на системата. По време на този етап трябва да се изпълнят няколко задачи, за да се гарантира, че всичко е на мястото си за действителното внедряване.  

Това включва инсталиране на хардуер, софтуер и мрежи за работа на вашата ERP система. Освен това ще трябва да конфигурирате настройките за сигурност и други административни задачи, за да гарантирате, че данните се обработват сигурно.

Обучението на персонала е неразделна част от процеса на внедряване на ERP, тъй като гарантира, че служителите могат да използват новата система. То също така спомага за намаляване на грешките на потребителите и за максимално увеличаване на ползите от системата. Когато планирате обучението на персонала, трябва да вземете предвид няколко ключови неща:

1. Определете какъв тип обучение е необходимо: В зависимост от сложността на системата и ролята на служителите ви може да се наложи да проведете различни видове обучение. Например основно обучение за всички потребители, по-задълбочено обучение за конкретни отдели или екипи или дори индивидуални сесии за отделни потребители.
2. Разработване на план за обучение: След като определите какъв тип обучение е необходимо, разработете цялостен план за обучение, който включва темите, продължителността и метода на провеждане за всяка сесия.
3. Планирайте времето, в което служителите да присъстват: Уверете се, че сте предвидили достатъчно време и ресурси, за да може екипът ви да присъства на необходимото обучение. Това трябва да се направи доста по-рано, за да се избегнат забавяния в процеса на изпълнение.

Етапът на конвертиране на данните е процесът на прехвърляне на съществуващите данни от една система в друга. Това може да бъде сложна и времеемка задача, затова е важно да се планира и да се гарантира, че са предприети всички необходими стъпки, за да се осигури успешен преход. Някои неща, които трябва да се вземат предвид при планирането на конвертирането на данни, включват:

1. Определете кои данни трябва да бъдат мигрирани: От съществено значение е да се определи кои данни трябва да бъдат конвертирани, като например клиентски сметки, записи за продажби, финансова информация и всякакви други полезни данни.
2. Създаване на график за процеса на конвертиране: Трябва да планирате график за процеса на конвертиране на данни, който да включва кога трябва да се конвертират данните, кой ще отговаря за различните типове данни и други подробности.
3. Създайте протокол за тестване: След като конвертирате данните, е изключително важно да създадете протокол за тестване, за да сте сигурни, че цялата информация е точна и актуална. Той трябва да включва и резервен план, ако нещо се обърка по време на процеса на конвертиране на данни.

Интеграцията на процесите е жизненоважна част от процеса на внедряване на ERP, тъй като тя помага да се гарантира, че новата система работи гладко и ефективно, тъй като изпълнението на процесите в новата система може да се различава от предишния им начин на работа. Това включва разглеждане на съществуващите процеси и намиране на начини за рационализирането или подобряването им с помощта на възможностите на новата система. Някои неща, които трябва да се вземат предвид при интеграцията на процесите:  

1. Документиране на текущите процеси: Преди да интеграцията на процесите си, е важно да документирате как те работят в момента. Това трябва да включва подробно описание на изпълнението, всички необходими процеси и всички свързани рискове или области за подобрение.
2. Идентифициране промените, които трябва да бъдат направени: Въз основа на документацията идентифицирайте всички необходими промени, които трябва да се приложат, за да се оптимизира изпълнението на процесите с помощта на новата система.
3. Документиране на промените: След като идентифицирате всички необходими промени, документирайте ги, за да сте сигурни, че служителите ви разбират как работи изпълнението на новите процеси.

Миграцията на данни представлява прехвърляне на съществуващи данни от една система в друга. Това може да бъде сложна и трудоемка задача, затова е важно да се планира и да се гарантира, че са предприети всички необходими стъпки, за да се осигури успешен преход. Някои неща, които трябва да се вземат предвид при планирането на миграцията на данни, включват:  

1. Определете кои данни трябва да бъдат мигрирани: От съществено значение е да се определи кои данни трябва да бъдат преместени, като например клиентски сметки, записи за продажби, финансова информация и други подходящи данни.
2. Създаване на график за процеса на миграция: Трябва да планирате график за процеса на миграция на данни, който да включва кога трябва да се прехвърлят данните, кой ще отговаря за различните задачи и други подробности.
3. Създайте протокол за тестване: След като прехвърлите данните, е важно да създадете протокол за тестване, за да се уверите, че цялата информация е точна и актуална. Той трябва да включва и план за резервно копие, ако нещо се обърка по време на процеса на миграция на данни.

След като всички данни бъдат успешно прехвърлени и процесите бъдат интегрирани, трябва да тествате новата система, за да се уверите, че тя работи правилно. Процесът на тестване трябва да включва функционални тестове, тестове на производителността, сигурността и други тестове, ако е необходимо. Освен това би било най-добре, ако създадете план за валидиране, за да гарантирате, че системата отговаря на всички определени изисквания.

След преминаването на всички необходими тестове, трябва да планирате поддръжка след внедряването, за бързо и ефективно разрешаваме на проблеми. Освен това трябва да разработите план за поддръжка при стартиране на системата, в който се посочва кой ще бъде на разположение по време на стартирането на системата и как може да окаже съдействие.

Внедряването на ERP обикновено изисква определен вътрешен екип, който да гарантира успешното стартиране. В зависимост от естеството на ERP системата може да се наложи да изградите или да наемете вътрешен екип, който да отговаря за обучението и поддръжката. Този екип трябва да е запознат както със софтуера, така и с бизнес процесите, които ще бъдат засегнати от системата. Освен това би било полезно, ако планирате редовна поддръжка на системата, за да се гарантира, че тя остава актуална и че всички проблеми се решават бързо.

Чрез задълбочена подготовка и планиране на внедряването на ERP можете да осигурите успешно стартиране и плавен преход към използването на новата система. Като следвате тези стъпки, можете да се уверите, че са предприети всички необходими действия за осигуряване на успешно стартиране на системата. Освен това добре планираното внедряване може да помогне да се сведат до минимум смущенията и да се гарантира, че всички проблеми, които биха могли да възникнат, могат да бъдат отстранени бързо.  

Като цяло, ефективното внедряване на ERP започва с планиране и подготовка. Отделянето на време за задълбочено документиране на процесите, идентифициране на промените, мигриране на данните, тестване на системата и планиране на поддръжката след внедряването може да помогне да се гарантира, че внедряването на ERP е успешно. С правилното планиране и подготовка можете да осигурите плавен преход и успешно стартиране на новата ERP система.

Избраният от вас доставчик се превръща в надеждна и неразделна част от вашите операции по време на внедряването и след това. Целта на внедряването на ERP е да помогне на вашия бизнес да расте, да се разширява и - в крайна сметка - да успее! Вашият доставчик не може да ви помогне, ако умишлено укривате информация - или защото просто не е намерена за достойна за споменаване. Колкото повече вашият доставчик знае за начините, по които вие - и вашите служители - работите, толкова по-успешен е крайният резултат!