6 стъпки за подготовка на организацията ви за внедряване на ERP

“ Използването на ERP система само за управление на нещата по същия начин, както преди внедряването, е гаранция за разочарование. “

Обмисляте ли внедряване на ERP във вашата организация? Ако е така, важно е да отделите време, за да се подготвите правилно. ERP системите стават все по-популярни, тъй като организациите търсят начини да рационализират дейността си и да станат по-ефективни. Внедряването на ERP може да бъде сложно и предизвикателно, но ако следвате тези шест стъпки, можете да гарантирате, че внедряването ще бъде успешно.

Всяко внедряване на ERP трябва да започне с ясно разбиране на бизнес проблемите, които трябва да бъдат решени. Организацията трябва да избере конкретни цели, мащаб и етапи за ERP системата, преди да продължи напред. Без тази яснота внедряването на ERP вероятно ще се провали.

Важно е също така да се направи подробна проверка на съществуващите системи и процеси в организацията. Внедряването на ERP е сложно и предизвикателно и ако има някакви скрити проблеми или проблеми със съществуващи системи, те само ще се увеличат по време на внедряването на ERP. По-добре е тези проблеми да се идентифицират предварително, за да могат да бъдат правилно решени по време на внедряването. 

Една от най-важните стъпки е да се уверите, че разполагате с правилния екип. Нуждаете се от хора, които са запалени по проекта и имат способността да го завършат. Втората стъпка е да се уверите, че всички са съгласни с целта, мащаба и стъпките на проекта. Корпоративните ръководители трябва да се включат в проекта още в самото начало, а на всички участници трябва да се предоставят правомощията, самостоятелността и времето, необходими за успешното реализиране на проекта.

Също така запознайте ръководството, включете ръководителите на отделите на ранен етап и се опитайте да получите колкото се може повече "подкрепа" от всички нива на компанията. Това ще улесни разпространяването на информацията и актуализациите надолу по веригата на управление и ще гарантира, че хората са наясно с промените, които могат да засегнат ежедневната им работа.

Внедряването на ERP обикновено е свързано с мащабни промени, докато служителите на всяка компания са свикнали с еднообразните процеси. Често тези промени може да не се приемат лесно. Точно тогава управлението на промените става изключително важно и трябва да бъде вплетено в структурата на внедряването. Това включва подготвяне на служителите с убедително обоснование за промените, целта, мащаба и етапите и целта на този проект. Всички трябва да са запознати отблизо с бизнес модела, визията и целите на проекта. Промяната е за всички и ръководството трябва да поеме ангажимента да поднесе по правилен начин новата ERP система и да отпечата положителна нагласа у потребителите за нея. Многократното съобщаване на тази положителна информация на служителите ще улесни нещата, тъй като ERP системата може да осигури оптимални резултати само когато всеки служител приеме промяната.

Документацията за крайните потребители е от решаващо значение за определяне на очакванията за внедряването на ERP. Служителите ви трябва да се адаптират към промяната на процесите, новия софтуер и навигация, както и към технологиите, и ще трябва да планирате и подготвите хората за тази промяна, ако искате служителите ви да се приспособят към всичко това в крачка. Подготовката на хората за промяна може да е най-абстрактната концепция в рамките на процеса на внедряване на ERP, но не я пренебрегвайте само защото не можете лесно да измерите готовността. Пренебрегването на обучението и готовността на потребителите може да провали проекта, преди той да е започнал.  

Не забравяйте да предоставите на служителите си достатъчно обучение за новата система. То трябва да включва както начина на използване на софтуера, така и начина на ориентиране в новите работни процеси. Осигурете и достатъчно документация, така че служителите да имат ясна представа какво се очаква от тях. И накрая, не забравяйте да осигурите адекватна подкрепа през целия преходен период. По-вероятно е служителите да постигнат успех, ако се чувстват уверени в способностите си и знаят, че могат да се обърнат към някого за помощ, когато е необходимо. 

Доставчиците на ERP системи имат дългогодишен опит в прилагането на своя софтуер и разполагат със специфични методологии за внедряване, за да осигурят гладко и успешно внедряване. Уверете се, че разбирате тези процеси и как те ще се отразят на вашата конкретна организация. Работете с вашия доставчик или партньор по внедряването, за да адаптирате процеса към вашите нужди - това ще ви подготви за по-успешно внедряване на ERP. Разбирането на философията на вашия доставчик и уверяването, че тя съответства на вашите цели, е от решаващо значение за успешното внедряване. 

След въвеждането в експлоатация проектите за внедряване на ERP често се спъват и често се провалят. Много неща могат да се променят, когато екипът по внедряването предаде поддръжката след пускането в експлоатация на вътрешен и външен екип по поддръжка. Наличието на ясна предварителна стратегия за поддръжка след внедряването ще гарантира, че потребителите знаят как да докладват за проблеми, а доставчикът знае какво се очаква от него след внедряването. Важно е също така да разполагате с адекватна техническа поддръжка по време на и след пускането в експлоатация, за да можете бързо да разрешите всички проблеми на потребителите и да предотвратите разочарованието на екипите ви от системата.

Един от начините да помогнете за безпроблемното протичане на процеса след пускането в експлоатация е да създадете "организация" около него. Това може да означава създаване на специален екип, който да управлява поддръжката след пускането в експлоатация, или да назначите човек, който да я наблюдава като част от редовните си задължения. Освен това ще трябва да отчетете допълнителното натоварване на служителите, които може да поемат допълнителни задължения, свързани с новата система. Наличието на план ще помогне да се гарантира, че всички са на една и съща вълна и че всички възникнали проблеми могат да бъдат решени бързо. 

Успешното внедряване на ERP изисква добра подготовка, съгласуване на екипа, планиране на управлението на промените и ясно разбиране на доставчика на ERP. Наличието на план за действие след внедряването също е от съществено значение за осигуряване на плавен преход и предотвратяване на евентуални затруднения по пътя. Като предприемете тези стъпки, ще сте на път да се възползвате от всички предимства, които ERP системата може да предложи на вашия бизнес.

Благодаря, за вниманието! Ако имате някакви въпроси или искате да споделите собствения си опит с внедряването на ERP, ще се радваме да ни отговорите в коментарите по-долу.

Искате ли да научите повече за ERP системите? Разгледайте нашия блог за още статии по темата.

Ако обмисляте внедряване на ERP система във вашия бизнес, не забравяйте да изтеглите нашата безплатна електронна книга: Цялостно ръководство за внедряване на ERP. Това ръководство ще ви научи на всичко, което трябва да знаете за ERP системите и как да внедрите такава във вашия бизнес.