Правилно управление на покупките

“ Имаше продукт, който изглеждаше привлекателен, скъп, преносим, красив и прост. Всички говореха за красотата му, но го купуваха заради простотата му. “

Уморени ли сте от усещането, че вашият процес на управление на покупките е безкраен кошмар? Ако търсите начин да рационализирате и опростите подхода си, сте попаднали на правилното място. 

В SIX ERP вярваме, че управлението на покупките трябва да бъде лесно и без стрес. Ще ви покажем как да създадете система, която да работи за вас и вашия бизнес, така че да можете да се съсредоточите върху това, което е наистина важно - управлението на бизнеса, а не микроуправлението!  

Готови ли сте да започнете? Да започнем

Смята се, че корпоративните разходи представляват 20-40% от общите разходи на компанията. При такъв висок процент организациите трябва да имат строг контрол върху процесите на закупуване. Именно тук се намесва управлението на покупките.

Управлението на покупките е организацията на покупките, извършвани от компанията. То включва бюджетиране, избор на доставчици, създаване на поръчки за покупка и обработка на фактури. Една практична система за управление на покупките може да помогне на компанията да спести пари и да намали загубите и разходите.

Бюджетирането е важен компонент на управлението на покупките. Организациите трябва да определят лимити на разходите за всеки отдел и да проследяват действителните разходи спрямо тези бюджетирани суми. Това помага да се гарантира, че корпоративните разходи остават под контрол и не излизат извън контрол.  

Изборът на доставчици е друга важна част от управлението на покупките. Организациите трябва да отделят време за проучване на различни доставчици и да изберат тези, които предлагат най-добри цени, условия, качество и условия - и накрая, стимули. След като бъдат избрани, организациите трябва да установят отношения с тези доставчици и да работят за развитието на добри работни взаимоотношения.  

Създаването на поръчки за покупка е друга задача, която попада в обхвата на управлението на покупките. Организациите трябва да създават поръчки за всички планирани покупки, независимо от размера на поръчката. Организираните процеси за заявки за покупка, оферти от доставчици и "процес на избор на най-добра оферта" помагат да се гарантира, че всички покупки се документират и проследяват.  

И накрая, обработката на фактури също е съществена част от управлението на покупките. Организациите трябва да създадат система за обработка на фактури, така че те да бъдат платени навреме и несъответствията да могат да бъдат бързо отстранени.

Като следват тези съвети, организациите могат да гарантират, че корпоративните им разходи остават под контрол и че процесите на покупки са добре организирани и ефективни. 

Ефективната система за управление на покупките може да спести на организацията много време и пари. Добре разработената система за управление на покупките ще рационализира и автоматизира процесите на контрол, одобренията и работния процес, свързан с покупките, така че всички покупки да се извършват с помощта на най-добрите практики. 

При съставянето на заявки за оферти (RFQ) мениджърите по покупките трябва да поискат оферти от минимум трима доставчици, за да гарантират, че ще получат най-добрата цена за необходимите им стоки или услуги. Те трябва също така да сравнят общите разходи за притежание (TCO) на офертите на всеки продавач, като вземат предвид фактори като качество, гаранция и обслужване на клиентите. 

След като стеснят кръга на доставчиците до няколко, мениджърите по покупките трябва да поискат демонстрации или пробни версии на продуктите или услугите, от които се интересуват, за да се запознаят отблизо с начина им на работа, преди да вземат решение. Те трябва също така да преговарят с доставчиците, за да получат най-добрата цена и условия. 

След като вземат решение, мениджърите по покупките трябва да работят със "Счетоводство за плащане", за да установят благоприятни условия за плащане за своята организация. Те трябва също така да създадат система за проследяване на покупките, за да следят разходите и тенденциите. 

Като следват тези стъпки, организациите могат да гарантират, че техните системи за управление на покупките са ефикасни и ефективни. 

Малко са организациите, които не разполагат с отдел за покупки или снабдяване. В много случаи този отдел отговаря за набавянето на стоките и услугите, необходими за функционирането на организацията. Процесът на закупуване обикновено включва следните стъпки:

1. Планиране и заявяване: Този етап включва идентифициране на необходимите стоки или услуги, оценка на необходимото количество и разработване на спецификации.
2. Избор на доставчик: След като бъдат определени изискванията, потенциалните доставчици се оценяват и избират въз основа на критерии като цена, качество, срок на доставка и способност за изпълнение на други спецификации.
3. Заявка за покупка: Определете кой от какво се нуждае и кога (PR)
4. Искане за оферти: Запитване на доставчиците за цени и получаване на оферти (RFQ)
5. Проверка на офертите: Сравнете офертите и изберете тази, която предлага най-добро съотношение цена-качество.
6. Поръчка за покупка: Избраният доставчик се свързва с него и се прави поръчка. В зависимост от споразумението между купувача и продавача, доставката може да се осъществи веднага или на по-късна дата (PO)
7. Получаване и проверка: При получаване на поръчаните стоки или услуги стоките се проверяват, за да се гарантира, че отговарят на стандартите за качество, посочени в поръчката за покупка.
8. Плащане: Доставчикът получава плащане за получените стоки или услуги съгласно условията на договора за покупка.

В заключение, управлението на покупки е жизненоважно по много причини. То помага за контролиране на разходите и бюджетирането, както и за намаляване на свързаните с тях разходи. Със SIX ERP управлението на покупки става толкова лесно, колкото 1-2-3. Поискайте демонстрационна версия и говорете с нашите опитни консултанти!