Придобиване на ERP: Как да подготвите запитване за покупка на правилното ERP решение

“ Можете да имате евтино, бързо или качествено изпълнение, но получавате само две. “

Когато бизнесът ви се разраства и осъзнаете, че се нуждаете от ERP решение, следващата стъпка е да започнете да мислите за придобиването му. Една от първите стъпки в този процес е да създаването на RFQ (запитване за оферта). Този документ ще помогне на потенциалните доставчици да разберат вашите нужди и ще им позволи да представят предложение. Тази статия ще ви преведе през стъпките за създаване на RFQ и ще ви покаже каква информация трябва да бъде включена. 

Решението за планиране на ресурсите на предприятието (ERP) е софтуерна система, която помага на предприятията да управляват своите операции и дейности по рационализиран начин. Този вид софтуер е предназначен да осигури по-добра видимост на бизнеса чрез консолидиране на данни от множество отдели или процеси в една система, до която може да се получи достъп отвсякъде. Това помага на компаниите да пестят пари и време, като рационализират процесите и осигуряват по-добра представа за дейността си.

Ето някои статии, които помагат за разбирането на ERP:

• ERP системи - как работят те?
• href="https://bg.six.ms/blog/kakbo-e-erp-systemi">Какво представлява планирането на ресурсите на предприятието?
• Защо фирмите се нуждаят от ERP система?
• Ползи от използването на ERP системи

Придобиването на ERP решение включва няколко етапа - от проучване на потенциалните доставчици до създаване на запитване за оферта. Ето кои са основните части на този процес:

1. Проучване на ERP доставчици и решения: Трябва да проучите различни ERP решения и да определите кои от тях отговарят на вашите нужди. Това може да включва търсене на отзиви онлайн, разговори с доставчици и посещение на конференции или семинари.
2. Създаване на запитване за оферта: След като сте определили потенциалните решения, трябва да създадете запитване за оферта, в което да опишете конкретните си изисквания към ERP решението. Този документ трябва да включва списък на характеристиките и функционалностите, които търсите в ERP системата, и всички въпроси, които имате към доставчика.
3. Оценяване на предложенията: След получаване на предложения от доставчиците, можете да ги оцените спрямо вашите критерии, за да намерите най-подходящото за вашия бизнес. Този процес трябва да включва техническа и финансова оценка на всяко предложение, за да сте сигурни, че получавате най-доброто за парите си.
4. Преговаряне: След като сте определили решението, което най-добре отговаря на вашите нужди, можете да преговаряте с продавача, за да получите най-добрата сделка. Тази стъпка е жизненоважна, за да се гарантира, че и двете страни получават справедлива сделка и ще бъдат доволни от споразумението.

Запитването за оферта (RFQ) е официален документ, който се подава между доставчиците и потенциални клиенти, за достигане на условия удоволетворяващи и двете страни. В конкретния случай в него се описват характеристиките и функционалностите на ERP решението, както и всички въпроси или изисквания. RFQ се използва от компаниите за сравняване на различни ERP решения, за да се избере това, което най-добре отговаря на техните нужди. 

Когато създавате запитване за ERP решение, трябва да включите необходимата информация, за получаване на ясно предложение. Ето един контролен списък, който ще ви помогне да съставите перфектното RFQ:

• Срок на проекта: Oчертайте очакваните дати за завършване на проекта и всички крайни срокове, които доставчиците трябва да спазят, за да бъдат разгледани.
• Обхват на работата: Опишете обхвата на вашия проект и какво очаквате от доставчиците, за удоволетворяване на целите ви.
• Данни за контакт: Предоставете информация за контакт за лесно осъществяване на връзка.
• Изисквания: Избройте всички изисквания или спецификации, които ERP решението трябва да има, за да бъдат разгледани.
• Бюджет: Посочете бюджета, който сте предвидили за ERP решението, и приложимите условия за плащане.
• Въпроси: Включете всички конкретни въпроси, които имате към доставчика по отношение на неговото решение или процеса на внедряване.

След като сте създали RFQ, е важно да се уверите, че всички доставчици са го получили и им е предоставено достатъчно време да представят своите предложения. Това ще гарантира, че ще получите най-добрите възможни решения за вашия бизнес и ще ви помогне да вземете информирано решение за избор на ERP решение.  

Чрез създаването на изчерпателно запитване за оферта компаниите могат да гарантират, че ще закупят правилното ERP решение за своите нужди. С подходящото ERP решение компаниите могат по-лесно да оптимизират процесите и да осигурят по-добра представа за работните си процеси.

Когато създавате запитване за ERP решение, е важно да включите следната информация:  

• Общите цели на бизнеса за ERP системата
• Специфични изисквания, на които трябва да отговаря ERP системата
• Бизнес процесите, които ще бъдат засегнати от ERP системата, и как те ще се променят
• Подробна информация за настоящата ИТ инфраструктура на компанията и как тя ще бъде използвана за поддръжка на новата ERP система
• Как компанията планира да оцени потенциалните ERP решения
• Критерии за оценка, които ще се използват за избор на ERP
• Описание на структурата за управление на компанията и как тя ще оценява/преглежда/одобрява закупуването на ERP
• Срок за предоставяне на предложение
• Обхват на дейността която ще бъде засегната
• Данни за контакт с лицата за въпроси и обратна връзка
• Изисквания за бюджета
• Въпроси, които имате и на които трябва да се отговори

Това е повсеместен списък на елементите на RFQ, които трябва да се подготвят, но включването на цялата тази информация в RFQ ще помогне за създаването на ясна и цялостна картина на това, което компанията търси в ERP системата. Това ще улесни доставчиците да отговорят точно и да предоставят конкурентни предложения, които отговарят на нуждите на компанията, което ще ви позволи да сравнявате по-лесно имайки представа какво точно търсите. 

След като сте определили доставчиците на ERP, които искате да включите в процеса на запитване, има няколко съвета за избор на правилния доставчик за вашите нужди:

• Опознайте таксите за лиценз и поддръжка. Получете точна представа за това какво ще плащате по отношение на лицензионните такси и текущите разходи за поддръжка.
• Проучете опита на доставчика в бранша. Задавайте въпроси за това от колко време работят с ERP решения и какъв опит имат.
• Погледнете референциите на клиентите. Попитайте за референции на клиенти, използващи същия ERP софтуер, и получете тяхната обратна връзка за работата на доставчика.
• Оценка на предложенията за поддръжка. Уверете се, че сте разбрали какъв вид поддръжка предлага доставчикът и как ще реагира в случай на проблеми.
• Четете внимателно договорите. Преди да подпишете договор, уверете се, че напълно разбирате условията и сроковете.

Като следвате тези съвети и подготвите RFQ с необходимата информация, можете да сте сигурни, че избирате правилното ERP решение за вашия бизнес. 

Създаването на запитване за ERP решение може да изглежда трудно, но е важно да се включи цялата необходима информация, за да се получи ясна представа за това какво компанията търси в ERP. Това ще улесни доставчиците да отговорят точно и да предоставят конкурентни предложения, които отговарят на нуждите на компанията. Освен това, като подготвят RFQ с необходимата информация, компаниите могат да бъдат сигурни, че избират правилното ERP решение за своите нужди.