ERP интеграции - Кога са полезни и кога Не са?

“ Намаляване на сложността чрез стандартизация. “

В тази публикация в блога ще разгледаме кога трябва и кога не трябва да извършвате ERP интеграции.

ERP интеграциите могат да предложат много потенциални ползи за компаниите. Те могат да осигурят начин за по-добро приспособяване на софтуера към специфичните процеси и нужди на компанията и да подобрят потока от данни между системите. Въпреки това, преди да обмислите интеграция, е важно да се информирате за функционалността на съществуващия софтуер и да проучите начините за промяна на вашите процедури, за да съответстват на софтуера. Използвайте вградените инструменти за персонализация и допълнителната функционалност, когато е възможно. Съществуват куп основателни причини, поради които може да искате да обмислите интеграция, включително:

• Данните трябва да се споделят между две системи: Ако имате данни, които трябва редовно да се прехвърлят между две системи, интеграцията може да автоматизира този процес и да гарантира, че данните са винаги точни и актуални.
• Едната система е "алфа": В някои случаи една от системите, участващи в интеграцията, ще се счита за "главна" или "основна" система - "алфа". Това обикновено се случва, когато компанията е инвестирала много в една система или когато едната система е по-сложна. В тези случаи често има смисъл да се напише интерфейс за алфа системата.
• Написването на интерфейса се пада на експерта на алфа системата: Друга причина, поради която може да искате да обмислите интеграция, е ако лицето, отговорно за написването на интерфейса за алфа системата, е и експерт по тази система. Това може да помогне да се гарантира, че интерфейсът е написан добре и е интегриран безпроблемно с останалата част от системата.

В някои случаи обаче ERP интеграциите може да не са най-доброто решение. Това включва ситуации, в които:  

• Разходите за интеграцията са по-големи от ползите: ERP интеграцията може да бъде скъпа от гледна точка на пари и време. Ако ползите от интеграцията не оправдават разходите, може да не си струва да се прави.
• Несъвместимост със съществуващите системи: Има случаи, в които може да не е възможно да се комбинират физически две системи - например, ако са на различни платформи или използват различни технологии. В тези случаи опитите за насилствено интегриране може да нямат смисъл или дори да са контрапродуктивни.

Когато ERP системата на дадена компания не отговаря на нейната култура или бизнес процеси, често има смисъл от интеграции в ERP системата с едно или повече приложения на трети страни. Това може да помогне на компанията да персонализира ERP системата така, че да отговаря по-добре на нейните нужди, като същевременно се възползва от предимствата, които ERP системата може да предостави. ERP интеграциите с приложения на трети страни може да бъде по-евтино и по-бързо, отколкото пълната замяна на ERP системата. В резултат на това този подход е често добър за компании, които не могат да намерят готова ERP система, отговаряща по подразбиране на техните нужди.

ERP интеграциите може да бъдат извършени по няколко причини. В някои случаи може да е необходимо да се осъществи потокът от данни между две системи, за да се поддържа последователност. В други случаи едната система трябва да бъде определена като "алфа" система, а експертът, отговорен за написването на интерфейса, се пада на лицето, отговорно за поддръжката на тази система. Освен това ERP интеграциите могат да спомогнат за подобряване на ефективността чрез автоматизиране на задачи, които иначе трябва да се извършват ръчно. ERP интеграциите могат да спестят време и пари чрез рационализиране на потока от процеси и съкращаване на броя им.

ERP интеграциите могат да бъдат сложни и да отнемат много време. Често те изискват помощта на консултант или специалист по интеграциите. В някои случаи може да се наложи наемането на служител на пълен работен ден, който да управлява интеграциите. Освен това винаги съществува риск нещо да се обърка по време на процеса, което да доведе до загуба на данни или застой. Поради тези причини е важно да обмислите дали ERP интеграцията е подходяща за вашия бизнес. Преди да вземете решение, преценете потенциалните ползи спрямо рисковете и разходите.

Ако обмисляте да интегрирате друго решение в ERP, важно е да се информирате за функционалността на съществуващия софтуер и да проучите начините за промяна на процедурите си, за да съответстват на софтуера. Използването на вградени инструменти за персонализация и модулни функционалности, където е възможно, може да ви помогне да извлечете повече от съществуващия софтуер и да избегнете необходимостта от скъпи и отнемащи време интеграции на трети страни. В много случаи простата промяна на вашите процедури, за да съответстват на софтуера, може да бъде по-ефикасен и ефективен начин за удовлетворяване на вашите нужди. Като проучите възможностите си, гарантирайте, че вземате информирано решение за вашия бизнес.

Накратко, повечето по-малки и средни предприятия не могат да си позволят ERP решение, изработено по поръчка. Дори и компанията да има финансовата мощ, в повечето случаи тя не разполага с експертен опит за проектиране на такова решение.  

В крайна сметка добрата част от историята е, че ERP продуктите на пазара узряха и предлагат цялостни решения със задълбочена функционалност, които могат да отговорят на много от ежедневните ситуации, за които преди се смяташе, че могат да се предоставят само с решение по поръчка.  

SIX ERP е водещ доставчик на високоадаптивни ERP решения. Нашите продукти са икономични и предлагат най-добрия избор за компаниите. Разполагаме с широка гама от решения, подходящи за предприятия от всякакъв мащаб. Продуктите на SIX ERP са лесни за използване и предлагат най-пълния набор от основни бизнес функции, които обикновено не се срещат в подобни продукти.  

Икономическият мащаб на специализираните доставчици е отлична страна на придобиването на система за планиране на ресурсите на предприятието.  

Например разработката на MS Office струва повече, отколкото няколкото стотин долара, за които ефективно се лицензира. Друга положителна страна е, че няколко хиляди корпоративни потребители създават стабилна рамка, която бързо отразява слабостите в предоставената функционалност, помагайки на доставчика на софтуер да стане по-силен и да внедри необходимите за предприятията функции, за да работят бързо и ефективно.  

Недостатъкът е, че ERP може да не се синхронизира напълно с културата на предприятието. Това е моментът, в който повечето собственици на предприятия започват да се замислят за персонализирани ERP интеграции.  

Накратко, повечето компании не могат да си позволят персонализирано ERP решение, нито пък имат експертни познания за проектирането му. Въпреки това собствениците на фирми искат да предоставят на своите организации всички предимства на персонализираните системи. 

Според общоприетата мъдрост софтуерът, който не е по поръчка, ще бъде подходящ за дадена организация само на 90% (в най-добрия случай). Затова е логично да се предположи, че много компании ще се нуждаят от ERP интеграции от трети страни, за да покрият пропуските в пригодността. Но това, че е общоприета мъдрост, не я прави валидна. Ето кои са областите, които трябва да бъдат проучени, преди да обмислите интегрирането на друго решение във вашата ERP система:

Запознайте се с функционалността на съществуващия софтуер. Опасно е да търсите външно решение, ако не разбирате напълно ERP системата, която използвате в момента. Купили сте ERP система, защото сте искали адаптирано решение. Не започвайте да пресъздавате предишната си среда с интеграции. Помнете, че ако вие или вашият екип не разбирате как да решите даден бизнес проблем в ERP системата, не означава, че той не може да бъде решен. Няма нищо срамно в това, че ви липсват експертни познания в областта на предмета в ERP. Използването на електронна таблица или друго решение, от което вие или вашата група разбирате, е изкушаващо, но вероятността това да е най-доброто решение в дългосрочен план е малка. Обърнете се към експерт, който да ви помогне да намерите решение в рамките на съществуващото ERP. Това е най-евтиният път в дългосрочен план.

Адаптирайте процедурите си към софтуера. Има една стара поговорка: "Софтуерът трябва да работи за нас, а не обратното". Това твърдение е вярно, но адаптирането на вашите процедури към функционалността на софтуера не означава, че работите за софтуера, а че го използвате! Става въпрос за повишаване на ефективността на вашия бизнес. 

Отчитане на резултатите. В базата данни на ERP има много данни и понякога не виждате точно това, което искате, в желания формат. Възможно е да сте само на крачка от получаването на информацията, която искате. Когато мислите за отчети, не мислете само за хартия.  

Много инструменти ви позволяват да пренасяте данни на екрана, дори в реално време. Повечето ERP системи също така ви позволяват да прехвърляте данни в Excel (това е различно от импортирането на данни в Excel, което трябва да се избягва). В повечето случаи Excel може да бъде конфигуриран и за извличане на данни от базата данни на ERP. И в двата случая Excel се използва като слой за представяне на данните.

Персонализиране на ERP системата с помощта на вградените инструменти. Всеки ERP софтуер, с който съм работил, има вградени инструменти, които ви позволяват да персонализирате софтуера според вашите нужди. Можете да добавяте полета и функции, които отговарят на вашите нужди. Това ще ви позволи да се справите с всяка бизнес ситуация в рамките на основното ERP решение. Обърнете внимание, че използвам думата "персонализиране", а не "усвояване". Персонализирането означава, че използвате инструментите, предоставени от разработчиците на софтуера. Тези персонализации обикновено оцеляват след надграждането. Персонализацията означава, че разработчикът променя или подобрява изходния код на софтуера само за случая на използване във вашия бизнес. Крайният резултат е уникална версия на софтуера. Това също може да затрудни актуализирането на софтуера с течение на времето. Никога не препоръчвам персонализиране на основната софтуерна система.  
Използвайте "модулна" функционалност във вашата съществуваща ERP система. Модулната функционалност се използва, когато е необходимо решение за допълване на вече наличната функционалност в ERP системата.

Може да съществува "Plug-in" или модулна функционалност за комбиниране на оптимални софтуерни решения с ERP. Ето няколко примера:

Интеграция на електронна търговия и ERP: когато клиентът поръчва продукти чрез уебсайта, интеграцията с ERP системата позволява да се избегне повторното въвеждане на покупките в ERP системата, което отнема много време и е свързано с грешки. Системите за електронна търговия и ERP се синхронизират в реално време.

Интегриране на CRM решение и ERP система: често клиентите имат оптимално решение за управление на взаимоотношенията с клиентите (CRM), което не е интегрирано с тяхната ERP система, главно защото интегрирането на огромните количества данни, които обикновено се съдържат в CRM системите, може да бъде сложно. Данните могат да включват информационни данни за клиентите, оферти, оценки, поръчки, доставки, фактури, неплатени салда, задачи и последващи дейности, свързани с всеки клиент поотделно. Една надеждна интеграция може да бъде от решаващо значение за успешния процес на продажби. При интегрирането на CRM и ERP системите трябва да се обсъди коя система "притежава" данните и дали системите трябва да бъдат едностранно или взаимно интегрирани.

Интеграция на куриер и ERP система: Тази интеграция има смисъл, ако компанията изпраща продукти чрез превозвачи като UPS или FedEx. Информацията за "подлежащите на изпращане продукти" се изпраща на превозвача, а понякога и на няколко превозвача едновременно; превозвачът изпраща таксите за доставка, номерата за проследяване и други подобни данни обратно към ERP системата. В повечето случаи това позволява намирането на най-добрите такси за доставка за вашите клиенти. Цялата информация за доставката се съхранява в системата ERP. Тя може да се използва за комуникация с клиентите (например за информиране на клиентите за избора на превозвач, потенциалните дати на доставка и номерата за проследяване на пратките).

Интеграция на решение за управление на веригата на доставки/плащане на фактури и ERP система: компаниите могат автоматично да актуализират своята ERP система с интеграция, която помага за управлението на процеса на поръчка и датата на доставка. Независимо от това всяка електронна система, а още повече ERP системата, е толкова добра, колкото е добро това, което съдържа - а това се отнася главно за данните. Тези интеграции гарантират, че доставчиците потвърждават поръчката и че продуктът се доставя на обещаната дата. ERP системата, която използва тази информация за планиране на производството и вземане на управленски решения, се актуализира съответно. Автоматизацията на счетоводните задължения също обикновено е част от тези решения, като интеграцията автоматично плаща фактури на доставчиците въз основа на зададените параметри.

Интеграция на CAD и ERP системи: тези интеграции синхронизират данните от CAD (система за автоматизирано проектиране) с данните от ERP. Продуктите се проектират в CAD системата, за да се получат спецификации на материалите и маршрутизация. Вместо тази информация да се въвежда отново в системата ERP, интеграцията автоматично прехвърля данните и създава необходимите материали в системата ERP. 

Ако сте останали с впечатлението, че се опитвам да ви разубедя да интегрирате ERP с друг софтуерен пакет, отчасти сте прави. Истинското ми послание е следното:

Моля, не го правете по погрешни причини. ERP интеграцията трябва да бъде последният избор при решаването на даден бизнес проблем. Често съм виждал, че ERP интеграцията да бъде първият или вторият избор, най-вече защото използваме инструментите, които познаваме, което води до неефективност и ненужни сложни процеси, често продиктувани от човешка инициатива.

Това не означава, че няма основателни причини да интегрирате вашата ERP система с друг софтуерен пакет. Както и във всичко останало, ключът към успеха се крие в изпълнението на добре обмислен план. 

Определете точките с данни. Определете кои данни трябва да постъпят, кога трябва да постъпят и в каква посока обикновено водят до дилема. Това, че можете да импортирате данни, не означава, че трябва да го правите. Минимизирайте точките с данни, за да намалите сложността първоначално, и увеличавайте с течение на времето - стриктно, когато е необходимо. 
Определете алфата на софтуера. Това е в съответствие с вашата стратегия за данните. Обикновено ERP системата трябва да бъде господар на всички налични данни, така че тя е алфата. Всеки друг софтуерен пакет предоставя данни на ERP системата. Със сигурност това не е строг стандарт, но в повечето случаи е доказано, че е най-добра практика да се постигне главна база данни в организациите. В противен случай ще създадете много информационни силози, а това не е желаният резултат, тъй като ще доведе до групиране на данните. 
Определете кой трябва да напише интерфейса. Тъй като ERP обикновено е алфа софтуер, интерфейсът обикновено се пише от някой, който познава много добре ERP. Може да е необходима помощта на експерт по другия софтуер, но все пак проектът ще се ръководи от ERP. 
Определете метода за преместване на данните. Налични са много варианти - от обикновен внос на CSV файлове до интеграция с API. Специалистът ще определи предпочитания метод и причините за него.

Бих искал да ви оставя само едно заключение и то е следното: винаги се уверявайте, че ERP експертът участва в решението за интегриране на друго софтуерно решение в ERP за решаване на бизнес проблеми. Андреас Майер е един от тези експерти; уведомете го, ако искате да разговаряте с него.

SIX ERP е ERP решение с висока степен на персонализация, което е икономически ефективно и е най-добрият избор за бизнеса. SIX ERP е надеждно решение, което включва гъвкави инструменти, базирани на дългогодишния опит в работата с тези решения. Помогнахме на нашите клиенти да избегнат сложните интеграции с трети страни и да заменят много "домашни" решения. О, какви разходи и болка можеха да избегнат, ако първо бяха опитали с нас.