5 съвета за управление на риска при внедряване на ERP

“ Правилата са винаги разходи за бизнеса. Тези разходи трябва да бъдат балансирани спрямо бизнес рисковете. “

Подобно на повечето собственици на фирми, вероятно сте развълнувани от перспективите от внедряване на нова ERP система. Внедряването на ERP обаче може да бъде сложно и рисковано, така че предприемането на стъпки за управление на риска по време на процеса е от съществено значение. В тази публикация в блога ще бъдат разгледани пет съвета за управление на риска по време на внедряване на ERP. Следването на тези съвети може да помогне да се гарантира успешното внедряване и да се избегнат скъпоструващи грешки.

Внедряването на ERP е известно като рисково начинание. Съществуват няколко риска и много компании са се провалили поради неадекватно планиране и изпълнение. Като разберете тези рискове, можете да предприемете стъпки за тяхното намаляване и да увеличите шансовете за успешно внедряване.

Сложност

Един от най-значимите рискове, свързани с внедряването на ERP, е сложността. Сложното внедряване може да доведе до объркване и разочарование сред служителите и да увеличи вероятността от грешки. За да се избегнат тези рискове, свързани с големи и сложни ERP внедрявания, от съществено значение е внедряването да се раздели на управляеми стъпки и да се гарантира, че служителите са достатъчно подготвени за новата система.

Риск от загуба на данни

Един от най-значимите рискове, свързани при внедряване на ERP, е рискът от загуба на данни. Това може да се случи по различни причини, включително системни повреди, човешки грешки или злонамерени атаки. За да се намали рискът от загуба на данни, е от решаващо значение да се разработи солиден план за архивиране и възстановяване. Освен това трябва да се уверите, че всички служители познават значението на сигурността на данните и разбират как да защитават чувствителната информация.

Прекъсване на дейността

Много предприятия подценяват риска от прекъсване на дейността по време на внедряване на ERP. Това може да бъде скъпоструваща грешка, тъй като краткосрочната загуба на производителност може значително да повлияе на крайните резултати. От съществено значение е да предвидите бюджет за това потенциално прекъсване и да се уверите, че екипът ви е адекватно подготвен да се справи с него.

Разходи за внедряване

Внедряването на ERP може да бъде скъпо, а разходите могат да се увеличат значително, ако системата не е внедрена по подходящ начин. Един от най-значимите разходи, свързани с внедряването на ERP, е свързан с експлоатацията на системата. Някои системи изискват скъп хардуер и софтуер, а разходите за поддръжка и обслужване могат да бъдат значителни. Освен това често има разходи, свързани с обучението на служителите за работа с новата система. Ако тези разходи не се вземат под внимание, те бързо могат да създадат теч на ресурси. Бюджетирането на всички потенциални разходи (Обща цена на притежание - TCO), свързани с внедряването на ERP, е от съществено значение, в противен случай може да съжалявате за това по пътя.

Време, необходимо за внедряване

Друг риск, свързан с внедряването на ERP, е рискът от изчерпване на времето. Това може да се случи по различни причини, включително сложност и липса на планиране. Когато проектите се проточат във времето, това често може да доведе до разочарование сред служителите и до увеличаване на разходите. За да избегнете този риск, от решаващо значение е да имате ясен план и да се уверите, че всички заинтересовани страни са на една и съща страница. Освен това трябва да се уверите, че разполагате с достатъчно ресурси, за да завършите проекта навреме.

Рискът от превишаване на бюджета също е предизвикателство, тъй като проектите често се забавят, когато процесите са неясни или партньорът не получава цялата предварителна информация (поискана от клиента). Така че ясната комуникация е от жизненоважно значение и трябва да бъде постоянна по време на целия проект с редовно актуализирани планове и оценки.

Успешното внедряване на ERP изисква внимателно планиране и управление на риска. Един от най-добрите начини за управление на риска е да се направи оценка на риска. Този документ ще идентифицира потенциалните рискове, свързани с внедряването, и ще очертае начините за тяхното намаляване. Оценката на риска трябва да се разработи в началото на процеса на планиране и да се актуализира с напредването на внедряването.

Важно е също така да си партнирате с компания с опит във внедряването на ERP. Този партньор може да ви помогне да се ориентирате в рисковете, свързани с внедряването на ERP, и да ви даде насоки за намаляването им. Работейки с партньор, можете да намалите шансовете да се сблъскате със скъпоструващи грешки по време на внедряването.

Процедурите за управление на риска трябва да се въведат още в началото на етапите на планиране на внедряването на ERP. Това ще помогне да се гарантира, че всички потенциални рискове са идентифицирани и адресирани. Процедурите следва да се актуализират и да се адаптират към специфичните нужди на организацията в хода на внедряването.

Някои от критичните компоненти на добрите процедури за управление на риска включват:

• Оценка на риска: Този документ ще идентифицира потенциалните рискове, свързани с внедряването, и ще очертае как да бъдат намалени.
• Комуникационни планове: Ясната комуникация е от съществено значение за успешното внедряване на ERP. Трябва да се въведат планове за редовна комуникация между всички заинтересовани страни, включително служителите, ръководството и екипа на доставчика.
• Планове за резервно копие и възстановяване: Добрият план за архивиране и възстановяване е от съществено значение за защита на данните в случай на повреда на системата или друга извънредна ситуация.
• Процедури за тестване: Необходимо е новата система да се тества внимателно преди пускането ѝ в действие. Този план ще помогне да се гарантира, че няма да има изненади при пускането на системата в действие.
• План за управление на промените: Всички значителни промени по време на внедряването на ERP могат да доведат до повишен риск. Планът за управление на промените ще помогне да се сведат до минимум тези рискове и да се осигури плавен преход към новата система.

Внимателното наблюдение на процеса на внедряване е от съществено значение за успешното внедряване на ERP. Това наблюдение включва редовни тестове и комуникация между всички заинтересовани страни, включително служителите, ръководството и екипа на доставчика. Като гарантирате, че ясната комуникация и тестването са задълбочени, можете да сведете до минимум риска от проблеми по време на внедряването. 

Ако по време на внедряването възникнат проблеми, от съществено значение е те да бъдат отстранени възможно най-бързо. Тази бързина ще помогне да се сведе до минимум рискът от скъпоструващи грешки и да се осигури плавен преход към новата система. Като работите в тясно сътрудничество с всички заинтересовани страни, можете да гарантирате, че всички проблеми се решават бързо и ефективно. 

Успехът на ERP внедряването зависи от добрата комуникация между всички заинтересовани страни, участващи в процеса. Комуникацията трябва да бъде открита и честа, така че всички да бъдат информирани за напредъка и за всички потенциални проблеми, които могат да възникнат. 

Внедряването на ERP може да бъде сложен процес с много потенциални рискове. Като следвате тези съвети за управление на риска, можете да сведете до минимум вероятността да срещнете проблеми по време на внедряването. Тясната комуникация и редовното тестване са от съществено значение за успешното внедряване. Ако възникнат някакви проблеми, е важно да ги разрешите бързо, за да не предизвикат допълнителни препятствия. С внимателно планиране и управление на риска вашата организация може успешно да внедри ERP система, която да отговаря на нейните нужди.