Ръководство за електронно фактуриране чрез PEPPOL

“ Електронно фактуриране: когато хартиените документи отстъпват място на дигиталната ефективност, превръщайки транзакциите в безпроблемни процеси и насочвайки бизнеса към бъдещето на рационализираните финанси. “

PEPPOL е нещо повече от стандарт за електронно фактуриране: това е начин за оптимизиране на световната търговия. Приемането му дава възможност на големи и малки компании да се ориентират в сложността на международните транзакции с лекота и ефективност.
Той предлага множество предимства, като например автоматизиране на електронното фактуриране, което свежда до минимум грешките и увеличава производителността. Особено за големите компании със значителни обеми на транзакциите това може да се изрази в значителни икономии на разходи и време.
Универсалността на PEPPOL също така опростява трансграничната търговия, като позволява на компаниите да получат достъп до огромния световен пазар. По този начин малките и средните предприятия (МСП), които обикновено са ограничени от местните пазари, могат да отключат огромен потенциал за растеж.
Освен това включването в мрежата PEPPOL може да осигури на компаниите уникално конкурентно предимство. Тъй като все повече компании и правителства изискват спазване на изискванията на PEPPOL, ранното приемане може да бъде предимството, от което се нуждае вашата компания.

Успехът на PEPPOL се крие в способността му да осигурява оперативна съвместимост между различни системи за електронно фактуриране. За да се постигне това, рамката се придържа към международно признати стандарти, като например Universal Business Language (UBL) и Cross Border Invoicing (CII). UBL (ISO 19845) осигурява общ формат, базиран на XML, за обмен на бизнес документи, включително фактури, между различни системи. CII (ISO 19005-3) е стандартизиран формат за електронно фактуриране, базиран на спецификацията PDF/A-3. Като приема тези стандарти на ISO, PEPPOL гарантира, че фактурите могат лесно да се обменят и разбират на различни платформи и софтуерни приложения, независимо от системите, използвани от купувачите и доставчиците.

Няколко държави вече са задължили използването на електронно фактуриране, за да рационализират бизнес процесите и да подобрят спазването на данъчното законодателство. Открояващи се примери са:

1. Италия: От 1 януари 2019 г. Италия задължава използването на платформата Sistema di Interscambio (SdI), базирана на рамката PEPPOL. Италианските компании са задължени да подават електронни фактури чрез платформата SdI, което гарантира отчитане в реално време и намалява укриването на данъци.
2. Испания: През 2017 г. Испания въведе системата за незабавно предоставяне на информация (SII). Тя задължава определени компании да подават фактурите си по електронен път на Испанската данъчна агенция (AEAT) в кратък срок.
3. Норвегия: Норвегия е ранният възприемател на електронното фактуриране и широко прилага рамката PEPPOL. Норвежкото правителство изисква от всички свои структури от публичния сектор да получават и обработват електронни фактури чрез инфраструктурата PEPPOL.
4. Швеция: Швеция въведе платформата SFTI (Svenska Fakturamarknaden), която е в съответствие с рамката PEPPOL. Тя позволява обмен на електронни фактури между компании, публични органи и общини.
5. Дания: Дания въведе задължително електронно фактуриране за обществените поръчки през 2005 г. Тя използва стандарта OIOUBL (Open Infrastructure Online Universal Business Language), който е в съответствие с принципите на PEPPOL.
6. Франция: През 2017 г. Франция въведе задължително електронно фактуриране за трансакциите B2G (отношения между бизнес и правителство). Платформата Chorus Pro, базирана на рамката PEPPOL, улеснява подаването и обработката на електронни фактури към публичните администрации.
7. Нидерландия: Правителството на Нидерландия прие електронното фактуриране с инициативата Simplerinvoicing в съответствие с PEPPOL. Тя задължава използването на електронно фактуриране в договорите в публичния сектор, като рационализира процесите на възлагане на обществени поръчки и намалява административната тежест.
8. Австралия: Австралия въведе рамката за електронно фактуриране на PEPPOL като стандарт за обществените поръчки. Тя опростява и ускорява обмена на фактури между компаниите и публичните органи.
9. Сингапур: Сингапур възприе стандарта за електронно фактуриране PEPPOL, за да подобри ефективността и да намали бумащината в процесите на възлагане на обществени поръчки.

Има няколко предимства, които могат да бъдат споменати, но ето четирите най-значими, когато става въпрос за отворена и международна рамка за електронно фактуриране като PEPPOL:

Опростена трансгранична търговия

В условията на глобализиран пазар компаниите често извършват трансгранични сделки. Различните разпоредби, формати и езици обаче често възпрепятстват гладкото протичане на търговията. PEPPOL се справя с тези предизвикателства, като предоставя стандартизирана рамка, която поддържа трансгранично електронно фактуриране. Тя позволява на компаниите да обменят безпроблемно фактури с партньори от различни държави. Общият формат на данните и стандартизираните протоколи за обмен на документи улесняват ефективната трансгранична търговия, като премахват необходимостта от скъпоструващи ръчни процеси, превод на езици и конвертиране на формати.

Повишаване на ефективността и намаляване на разходите

Традиционното фактуриране на хартиен носител е свързано с ръчна обработка, отпечатване и пощенски разходи, което води до значителни разходи и забавяния. PEPPOL елиминира тази неефективност, като позволява електронен обмен на фактури директно между системите на купувача и доставчика. Автоматизирането на процеса на фактуриране значително намалява човешките грешки, ускорява циклите на плащане и свежда до минимум административните разходи. В резултат на това компаниите могат да разпределят ресурсите по-ефективно, да подобрят управлението на паричните потоци и да спестят разходи в дългосрочен план.

Повишена сигурност на данните и съответствие

Сигурността на данните е основна грижа за компаниите, особено когато става въпрос за финансови транзакции. PEPPOL осигурява сигурно предаване на електронни фактури чрез използване на електронни подписи и механизми за криптиране. Тези функции за сигурност предпазват чувствителната информация и защитават от измами и неоторизиран достъп. Освен това, като се придържат към международните стандарти за фактуриране и регулаторните изисквания, организациите могат да осигурят съответствие и да избегнат санкции, свързани с неспазването им.

Мащабируемост и устойчивост на бъдещето

Гъвкавата и мащабируема архитектура на PEPPOL позволява на организациите от всякакъв размер безпроблемно да интегрират рамката в съществуващите си системи. Независимо дали сте малък бизнес или голямо предприятие, PEPPOL се адаптира към бъдещия растеж и развиващите се бизнес нужди. Освен това адаптивността на рамката позволява включването на нови технологии и иновативни решения, което гарантира нейната актуалност и ефективност в постоянно променящия се дигитален пейзаж.
 

Въпреки очевидните му предимства, пътят към приемането на PEPPOL може да е изпълнен с трудности. Тези пречки варират от технически сложности до необходимостта от управление на промените в организацията. Въпреки това, с правилните стратегии и ресурси, тези предизвикателства могат да бъдат успешно преодолени.
Техническата сложност често е основна пречка за приемането на PEPPOL. Ключът тук е да се избере надежден доставчик на услуги на PEPPOL, който може да управлява техническите детайли на интеграцията на PEPPOL, улеснявайки процеса на въвеждане.
Управлението на промените е също толкова важно. Внедряването на PEPPOL е свързано с промяна на съществуващите бизнес процеси, което може да предизвика съпротива в организацията. Ясната и проактивна комуникация за ползите от PEPPOL, както и задълбоченото обучение на персонала и постепенното внедряване, могат да осигурят плавен преход.

Тъй като компаниите по целия свят се насочват към дигитална трансформация, приемането и значението на PEPPOL ще се увеличат значително. Ето един поглед към бъдещето:
Тъй като ползите от PEPPOL стават все по-очевидни, се очаква към мрежата да се присъединят още държави, особено извън Европа. Едновременно с това обхватът на PEPPOL може да се разшири отвъд електронното фактуриране до други електронни бизнес документи, което допълнително ще опрости бизнес транзакциите.
Освен това, с интегрирането на нововъзникващи технологии като изкуствен интелект и блокчейн, възможностите на PEPPOL в областта на сигурността, автоматизацията и анализа на данни ще нараснат рязко.

Пътят към присъединяване към мрежата PEPPOL, макар и изпълнен с предизвикателства, може да бъде успешно извървян с внимателно планиране и подходящи ресурси.
Първо, от първостепенно значение е да се разберат особеностите и ползите от PEPPOL. След като това стане, направете оценка на настоящите си системи, като определите какво трябва да промените, за да се приведете в съответствие с PEPPOL.
Решаваща стъпка в процеса е изборът на софтуер или ERP система, която поддържа интеграция с PEPPOL. Предвид все по-широкото разпространение на PEPPOL е препоръчително да изберете решение, което вече го поддържа. Това не само намалява сложността на внедряването, но и спестява време.

PEPPOL се очертава като мощен инструмент, с който компаниите могат да постигнат ефективност и да ускорят фактурирането. Предимствата му са многобройни, особено за компаниите, които се занимават с международна търговия или искат да автоматизират процесите на фактуриране.

Тъй като използването на PEPPOL нараства, интегрирането му в бизнес операциите става все по-важно. Ето защо при избора на ERP системи или системи за фактуриране компаниите трябва да дадат приоритет на тези, които поддържат PEPPOL. Това може да спести значителни разходи и усложнения, свързани с персонализирани интеграции в бъдеще, като гарантира, че компанията ви ще остане устойчива на бъдещето.
SIX ERP, която е в челните редици на съответствието, позволява на компаниите да се възползват от нововъзникващите стандарти и позволява изпращането и получаването на електронни фактури, съответстващи на PEPPOL. Искате ли да научите повече за нашата ERP система, която определя тенденциите? Свържете се с нас и поговорете с някой от нашите консултанти за това как SIX ERP може да помогне на вашата компания да се възползва от предимствата на технологията за планиране на ресурсите на предприятието, за да ускори развитието на вашия бизнес.