Управление на човешките ресурси в ERP

“ Убеден съм, че нищо, което правим, не е по-важно от наемането и развиването на хора. “

Управлението на човешките ресурси (УЧР) е процес на управление на хората в организациите. В традиционния смисъл функциите на УЧР включват набиране, подбор, обучение и възнаграждение. В съвременната епоха обаче обхватът на УЧР се разшири и включва и други функции, като управление на качеството на работата и ангажираността на служителите. 

ERP системите са софтуерни платформи, които поддържат основните процеси на организацията. ERP системите обикновено включват модули за счетоводство, финанси, човешки ресурси, производство и управление на веригата за доставки. Някои ERP системи включват модули за управление на взаимоотношенията с клиентите (CRM). 

Управлението на човешките ресурси в ERP се отнася до използването на ERP системи за подпомагане на процесите на УЧР. Управлението на човешките ресурси в ERP може да използва софтуера за проследяване на данни за служителите, управление на досиета на служителите и поддръжка на функции по УЧР, като управление на  качеството на работата. Освен това някои ERP системи предлагат специфични модули или функционалности за УЧР. Например, някои ERP системи включват модули за управление на таланти или планиране на работната сила. 

Използването на ERP система за УЧР включва подобрена ефективност и точност на процесите на УЧР, по-добра видимост на данните за служителите и подобрени възможности за вземане на решения. Освен това ERP системата може да помогне за стандартизиране на процесите на УЧР в организацията. 

Управлението на човешките ресурси (УЧР) определя процеса, който помага на организациите да управляват и съхраняват данни за служителите. Той включва управление на личната информация на служителите, проследяване на ролите и отговорностите на служителите. Управлението на човешките ресурси може да помогне на организациите да проследяват представянето на служителите и спазването на фирмените политики. 

УЧР в публичния сектор

Управлението на човешките ресурси (УЧР) в публичния сектор се развива бързо през последните години. Докато някога УЧР се е считало за административна функция на задния офис, сега то е признато за стратегически партньор в организационния успех. Организациите в публичния сектор са подложени на постоянен натиск да правят повече - при използване на по-малко публични средства, а УЧР е от решаващо значение за подпомагане на тези организации да постигнат целите си. 

Ролята на УЧР в публичния сектор еволюира от такава на спазване на изискванията до такава на стратегически партньор. В това си качество УЧР сега трябва да се съсредоточи върху това как да създаде стойност за организацията. УЧР трябва да съгласува своите дейности със стратегическите цели на организацията. То трябва също така да създаде среда, благоприятстваща ангажираността и мотивацията на служителите. 

Функциите на УЧР в публичния сектор включват набиране и подбор, обучение и развитие, връзки със служителите и прилагане на трудовия кодекс. Освен това УЧР трябва да се занимава и с въпроси като безопасност на работното място, многообразие и равни възможности за заетост (РПЗ). За да бъде ефективно, УЧР трябва да познава добре законите, които регулират публичния сектор. 

За да бъде ефективно, УЧР трябва да съгласува дейностите си със стратегическите цели на публичната организация и да работи за създаване на среда, благоприятстваща ангажираността и мотивацията на служителите. 

УЧР в частния сектор

Управлението на човешките ресурси (УЧР) е управление на хората в организациите. Това може да включва наемане и освобождаване на служители, управление на заплатите и обезщетенията, както и разработване на фирмени политики в корпоративна среда. Управлението на човешките ресурси може да включва и проследяване на представянето и развитието на служителите в малкия бизнес. 

В частния сектор управлението на човешките ресурси обикновено се извършва от отдел "Човешки ресурси" на компанията. Отделът по човешки ресурси отговаря за всички аспекти на управлението на служителите - от набирането и назначаването до обучението и развитието. Отделите по ЧР използват различни инструменти за управление на данните на служителите, като системи за проследяване на кандидати (ATS), софтуер за управление на представянето и портали за самообслужване на служителите (ESS). 

Управлението на човешките ресурси е жизненоважно за всяка организация, както голяма, така и малка. Предприятията могат да повишат производителността, да подобрят морала и да увеличат текучеството, като управляват ефективно своите служители. 
 

Системата за планиране на ресурсите на предприятието (ERP) е софтуерно приложение, което интегрира и оптимизира важните вътрешни процеси на организацията. Като автоматизира и интегрира тези процеси, ERP системата може да осигури единна, унифицирана представа за данните и операциите на организацията. 

Интеграция на HRM и ERP 

Системите за планиране на ресурсите на предприятието (ERP) са създадени в производствени компании, които се нуждаят от проследяване на производствените разходи в различни отдели. Първите ERP системи бяха системи за планиране на потребностите от материали (MRP). Тези системи проследяват нивата на складовите наличности и поръчват суровини, когато това е необходимо за поддържане на производствените планове. С развитието на ERP системите те започнаха да следват и други бизнес функции освен производствените, включително човешките ресурси (ЧР). 

Едно от най-важните предимства на ERP системата е нейната способност да осигурява видимост в реално време на всички аспекти на бизнеса. Това включва производствени разходи и данни за служителите, като умения, опит и история на заплатите. Това позволява на мениджърите да вземат по-информирани решения относно разпределението на ресурсите и къде да инвестират в обучение и развитие. 

ERP системите могат също така да помогнат на предприятията да спазват правителствените разпоредби, като например тези, свързани с човешките ресурси. Например, много ERP системи имат вградени функции, които позволяват на компаниите да проследяват натрупаните отпуски и болнични на служителите. Това може да помогне на предприятията да избегнат санкции за неспазване на трудовото законодателство. 

Ползите от интеграцията на HRM и ERP са ясни. Внедряването на ERP система обаче може да бъде сложно и скъпо начинание. Предприятията трябва внимателно да обмислят своите нужди, преди да инвестират в ERP система. 

Ето списък на функциите, които модулът за Управление на човешките ресурси (HRM) обикновено има в една ERP (Enterprise Resource Planning) система:

• ЧР База данни: Тази функция позволява на отдела по човешки ресурси да съхранява и управлява информация за всички служители в организацията, включително лични данни, информация за контакт, длъжностни наименования и история на заетостта.
• Отпуски: Тази функция позволява на служителите да заявяват и проследяват отпуски и позволява на служителите от отдел Човешки ресурси да одобряват или отхвърлят заявки за отпуск и да управляват салдата по отпуските на служителите.
• Работно време и присъствие: Тази функция позволява на служителите да влизат и излизат и да проследяват работното си време. Тя може също така да генерира отчети за присъствието и извънредния труд.
• Заплати: Тази функция изчислява и обработва заплатите на служителите, включително бонуси и удръжки за данъци и обезщетения. Тя може също така да генерира фишове за заплати и данъчни формуляри.
• Управление на изпълнението: Тази функция позволява на отдел Човешки ресурси да поставя цели за представянето на служителите, да проследява напредъка към тези цели и да провежда прегледи на представянето.
• Обучение и развитие: Тази функция позволява на отдел Човешки ресурси да проследява дейностите по обучение и развитие на служителите, включително преминатите курсове и получените сертификати.
• Набиране на персонал и процедури по назначаване: Тази функция помага на отдел Човешки ресурси да управлява процеса на наемане, включително публикуване на свободни работни места, разглеждане на автобиографии, планиране на интервюта и назначаване на нови служители.
• Обезщетения: Тази функция помага на отдел Човешки ресурси да управлява придобивките на служителите, включително здравното осигуряване, пенсионните планове и други придобивки.
• Съответствие: Тази функция помага на персонала по човешки ресурси да гарантира, че организацията спазва съответните закони и разпоредби, свързани с равните възможности за заетост и безопасността на работното място.
• Отчитане и анализ: Тази функция позволява на персонала по човешки ресурси да генерира отчети и анализи за различни показатели, свързани с човешките ресурси, като например текучество на служителите, разходи за обучение и разходи за заплати.

Системите за управление на човешките ресурси (УЧР) и за планиране на ресурсите на предприятието (ERP) са два основни инструмента, които предприятията използват за управление на дейността си. И двете системи играят жизненоважна роля в управлението на данните за служителите, но интеграцията на HRM/ERP предоставя множество предимства, които могат да помогнат на компаниите да подобрят цялостната си ефективност и производителност. 

Някои от основните предимства на интеграцията на HRM/ERP включват:

• Подобрена точност на данните: Когато системите за управление на човешките ресурси и ERP са интегрирани, предприятията могат да бъдат сигурни, че данните за служителите са точни и актуални. Това се дължи на факта, че двете системи споделят обща база данни, което означава, че промените, направени в едната система, се отразяват автоматично в другата и обратно.
• Намалено дублиране на усилията: Едно от най-големите предизвикателства при наличието на отделни системи за управление на човешките ресурси и ERP е дублирането на действията, необходими за поддържането на двете системи. С интегрирания подход предприятията трябва да въвеждат данни за служителите само веднъж, което значително намалява времето и ресурсите, необходими за поддържане на двете системи в актуално състояние.
• Подобрено вземане на решения: Наличието на точни и актуални данни за служителите е от съществено значение за вземането на правилни бизнес решения. С интегрираната система за управление на човешките ресурси/ERP предприятията имат достъп до данни в реално време, които могат да се използват за вземане на информирани решения по въпроси като числеността на персонала, възнагражденията, обезщетенията и представянето на служителите.
• По-голяма гъвкавост: Интегрираната система за управление на човешките ресурси/ERP дава на предприятията по-голяма гъвкавост при управлението на данните за служителите. Например, компаниите могат лесно да добавят или премахват полета от записите на служителите си или да създават персонализирани отчети, които извличат данни от двете системи. Тази гъвкавост може да бъде от полза за предприятията, които се стремят да посрещнат постоянно променящите се нужди.

Управлението на човешките ресурси (УЧР) е ключова функция за всяка организация. Ефективната система за УЧР може да помогне на организацията да управлява по-ефективно и ефикасно своята работна сила и да оптимизира цялостното си представяне. 

Въпреки че системите за УЧР се различават по отношение на характеристиките и функциите, повечето от тях имат някои общи елементи. Тези общи елементи включват: 

• В централизираната база данни се съхранява информация за служителите, като например данни за контакт, трудова история, квалификации и умения.
• Онлайн порталът за самообслужване позволява на служителите да имат достъп до своите досиета в областта на човешките ресурси и да изпълняват задачи на самообслужване, като например актуализиране на лична информация или искане на отпуск.
• Инструменти за управление на въвеждането на служителите в работата, обучението и развитието им.
• Интеграция с други бизнес системи, като например системи за заплащане и отчитане на работното време.

Ако вашата организация обмисля да внедри система за управление на човешките ресурси, трябва да имате предвид няколко неща. Първо, трябва да решите от какви конкретни характеристики и функции се нуждае вашата система за УЧР. Второ, трябва да се уверите, че избраната от вас система ще бъде съвместима със съществуващата ИТ инфраструктура на вашата организация. И накрая, трябва да се уверите, че избраната от вас система е мащабируема, за да може с течение на времето да расте заедно с вашата организация. 

В заключение, управлението на човешките ресурси е жизненоважна функция на всеки бизнес и в комбинация с ERP система може да рационализира и автоматизира много от досадните задачи, свързани с управлението на човешките ресурси. На пазара има много различни видове ERP системи, така че е жизненоважно да изберете такава, която да отговаря на специфичните нужди на вашия бизнес. Когато обмисляте ERP система за вашия бизнес, не забравяйте да вземете предвид характеристиките и функциите, които са най-важни за вашия HR екип. SIX ERP покрива пълния спектър на управлението на човешките ресурси със задълбочени интеграции в областта на отчитането на работното време и проследяването на различни аспекти на управлението на персонала в компанията. Изпробвайте демонстрационна версия, за да се убедите сами.