Европа в момента променя „формата“ на бизнес документите. Дълги години една фактура можеше да изглежда напълно коректно като PDF, дори ако числата, логиката на ДДС или основните данни (master data) бяха разхвърляни или непоследователни. Днес посоката е ясна: фактурите и счетоводните данни все повече се превръщат в структурирани данни, които софтуерът може да проверява, съпоставя и отчита бързо. Това не прави само данъчните проверки по-бързи - променя ежедневната работа, защото грешките излизат наяве по-рано, а партньорите очакват коректни данни веднага щом системите се свържат.

Един опростен начин да го разберем: „хартиените“ документи са удобни за хората, но слаби за автоматизация. Структурираните данни са отлични за автоматизация, но налагат дисциплина. Когато държава изисква структурирано отчитане или структурирани фактури, вече не можеш да „се скриеш зад форматирането“. Липсващ ДДС номер, грешна ставка или непоследователни наименования на артикули не са козметичен проблем — могат да доведат до отхвърляне, забавени плащания или риск за съответствие.

В България най-важната близка промяна е SAF-T. SAF-T не е „формат на фактура“, а стандартизиран пакет от счетоводни и данъчни данни, който прави проверките и контрола по-еднакви и системни. Техническата рамка е публикувана и първите задължителни подавания се очаква да започнат поетапно от началото на 2026 г. 

На практика това означава, че съответствието „навлиза“ по-надълбоко в системата. Не е достатъчно да генерираш красиво изглеждаща фактура. Финансовите данни трябва да са вътрешно съгласувани: номенклатури и основни данни за клиенти/доставчици, настройки на ДДС, счетоводно мапване (сметкоплан и контировки), номерации на документи и връзките между първичните документи и счетоводните записвания трябва да съвпадат напълно. SAF-T прави качеството на данните тема на данъчно съответствие, не просто техническо предпочитание. Който започне рано, изчиства спокойно и контролирано; който закъснее, плаща с напрежение, ръчни корекции и риск.

България към момента няма общо задължение за B2B електронно фактуриране за всички предприятия. Но електронната фактура не е „само теория“. При плащания по обществени поръчки възложителите в публичния сектор трябва да приемат и обработват електронни фактури, когато те отговарят на изискванията за реквизити по ДДС и съответстват на европейския стандарт.

Практически това следва общия европейски модел: структурирани данни за фактурата, а не само „картинка“ на документа, и среда, в която системите все по-директно обменят фактури. Затова B2G посоката е важна — тя показва как работи бъдещето и колко бързо могат да се променят процесите.

Правилата по ДДС позволяват електронни фактури, но поставят изисквания, които звучат абстрактно и са много практични: издателят трябва да гарантира автентичност на произхода, целостта на съдържанието и четимост, обикновено чрез организационни и технически контроли, които осигуряват надеждна одитна следа (audit trail), а при нужда — и чрез решения като квалифициран електронен подпис или EDI. Точно тук се вижда защо ранната готовност е ключова: тези контроли се изграждат най-лесно като част от нормалните работни потоци, а не като „кръпка“ в последния момент.

Затова българските фирми печелят още сега, когато работят така, сякаш структурираното съответствие е стандарт: ясни одобрения, проследими промени, последователни номерации и надеждна електронна архивация. Това намалява незабавно риска и превръща бъдещите изисквания по-скоро в настройка, отколкото в реконструкция.

Лесно е да кажеш: „Това е закон на Белгия, не наш.“ Но търговията вече не работи така. Ако българска компания има дейност, регистрация или вътрешни B2B потоци в държави, които въвеждат задължително структурирано електронно фактуриране, тогава вашият процес трябва да отговаря на техните правила — защото вашата фактура е част от тяхната верига на съответствие.

Белгия е показателен пример, защото датата и посланието са ясни: от 1 януари 2026 г. структурираното B2B електронно фактуриране става задължително, а PDF сам по себе си вече не е достатъчен. Това е типичен сценарий „включваме нов режим“: подготвените продължават гладко; неподготвените усещат триене във всяка операция.

Германия също е силен сигнал. Там промяната е поетапна, като способността за получаване на структурирани е-фактури става важна рано, а изискванията за издаване идват по-късно. Практическият ефект е решаващ: дори само задължението за получаване променя ежедневието, защото трябва да обработвате това, което доставчиците изпращат.

Франция следва същата тенденция със старт на поетапни изисквания от септември 2026 г. Това е причината българският бизнес да не гледа развитието само „локално“: изискванията на партньорите могат да променят процеси по-бързо от местното законодателство.

Полша и Румъния показват колко силно националните платформени модели могат да променят рутината. Това не са периферни теми — това са примери за европейска нормализация: структурираното отчитане става ежедневие, а „хартиеното“ мислене остава изключение.

Трансграничните правила получават най-много внимание, но по-дълбокият ефект е вътрешен. Структурираните е-фактури и структурираното отчитане правят много по-лесно автоматичното свързване на цялата верига: поръчка, доставка, фактура, плащане, ДДС третиране и счетоводно записване. Когато веригата е свързана, грешките се откриват по-лесно — и същевременно са по-трудни за игнориране. Системата „очаква“ последователност и непоследователността се вижда.

Така „финансовата прозрачност“ спира да бъде лозунг и става реалност. Компаниите с чисти данни работят по-бързо и спорят по-малко, защото могат да докажат какво се е случило с ясна одитна следа. Компаниите с неясни данни губят време в изключения, уточнения и последващи корекции.

На ниво ЕС посоката е най-ясно формулирана във ViDA („VAT in the Digital Age“). Идеята е дигитални изисквания за отчитане при трансгранични B2B сделки и постепенна хармонизация на системите за (почти) реално време между държавите. Това е път към „прозрачност по дизайн“: по-бързо, по-стандартизирано и по-малко зависимо от ръчни съгласувания след факта.

Дори бизнеси без трансгранични продажби ще го усетят в средносрочен план, защото системите, които поддържат трансгранично съответствие, често стават по-ефективния стандарт и вътрешно.

„Задължителното“ ниво е основата, която предотвратява провал на съответствието. То означава способност да предоставяш последователни и проверими данни: чисти основни данни за клиенти и доставчици, коректна ДДС логика, надеждни номерации, сигурни одобрения и одитна следа, която обяснява как е създаден документът и дали е променян. В България това става критично със SAF-T от 2026 г., а в публичния сектор вече има значение заради структурираното електронно фактуриране.

„Препоръчителното“ ниво е това, което пази екипа от оперативен хаос, когато се появят първите отхвърляния и гранични случаи. Това означава ясни статуси, обработка на грешки, коректно повторно подаване, съпоставяне с плащания и видимост за финансите кое е изпратено, прието, платено или остава отворено — без всяко изключение да се превръща в лавина от имейли. Колкото по-бързо външните системи валидират, толкова повече обработката на изключения става част от съответствието.

„Добре е да има“ е това, което превръща съответствието в предимство. Това не е магия, а видимост: табла (dashboards), които показват къде „заседват“ фактурите, защо са отхвърлени или къде ДДС моделите изглеждат необичайни. В свят на структурирани данни ранното откриване на проблеми често струва повече от късната „пожарна“ реакция.