Когато избирате ERP система за малко или средно предприятие (МСП), е важно да не се влияете от характеристиките на системата. Често системите с повече функции са по-скъпи и са излишни за МСП. Необходимо е внимателно да се обмислят нуждите на предприятието и да се избере ERP система, която ще отговори на тези нужди без излишни функции.

Има няколко ключови фактора, които трябва да се вземат предвид при избора на ERP система за МСП: 

• Размер и сложност на бизнеса
• Брой на служителите
• Видът на бизнеса
• географското местоположение на предприятието
• необходимото ниво на интеграция

След като тези фактори бъдат разгледани, може да се започне проучване на конкретни ERP системи, които биха били подходящи за компанията. От решаващо значение е да се помни, че не всички ERP системи са еднакви и не всички ще бъдат подходящи за всяко МСП. Някои системи са по-подходящи за по-големи предприятия, докато други са по-подходящи за по-малки компании.

Когато оценявате дадена ERP система, от съществено значение е да зададете на доставчика въпроси за това как тя е била внедрена в други предприятия, подобни на размера и вида на МСП. Също така е важно да се получат препоръки от други компании, които използват системата. Ако друго предприятие е имало положителен опит с ERP системата, МСП вероятно също ще има добър опит.

И накрая, при избора на ERP система за МСП е важно да се вземат предвид общите разходи за притежание. Първоначалните разходи за системата често са само малка част от общите разходи. Другите разходи, които трябва да се вземат предвид, включват внедряване, поддръжка, обучение и персонализиране. Като вземе предвид всички тези фактори, МСП може да избере най-добрата ERP система за своите специфични нужди.

ERP системите често се смятат за излишни за по-малките компании и полезни само за големите предприятия. Това обаче не е така. ERP системите могат да бъдат от полза за предприятия от всякакъв размер, включително за малки и средни предприятия (МСП). МСП често могат да извлекат повече ползи от ERP системата, отколкото по-големите предприятия.

Основната причина, поради която МСП могат да извлекат повече ползи от ERP система, е, че те обикновено са по-гъвкави от по-големите предприятия. По-малките предприятия обикновено могат по-бързо да се адаптират към промените и да внедряват нови технологии. ERP системите могат да помогнат на МСП да автоматизират процесите си, да подобрят ефективността и да вземат по-добри решения.

Друга причина, поради която МСП могат да се възползват в по-голяма степен от ERP система, е, че те често имат по-малко наследени системи. По-малкият брой наследени системи означава, че те могат лесно да интегрират ERP система в настоящата си инфраструктура, без да обръщат внимание на други околни системи. МСП имат и по-малко данни за управление от по-големите предприятия, което улеснява управлението и миграцията към нова система.

Като цяло ERP системите са всеобхватни системи, които интегрират всички аспекти на дейността на компанията в една база данни. Това може да включва всичко - от финансите през производството до човешките ресурси и отчетността.

За едно МСП ERP системата може да осигури няколко предимства, включително:

• Единствен източник на истината за всички данни
• Интегрирани финансови и счетоводни данни
• Централизирано планиране на производството
• Подобрено управление на покупките, запасите и производството
• Опростено управление на работната сила и проследяване на работното време

Една ERP система може да бъде ценен инструмент за МСП и да помогне на бизнеса да се развива и да увеличи ефективността си. 

Съществуват няколко основни разлики между ERP системите, предназначени за МСП, и тези, предназначени за по-големи предприятия. Първата разлика е размерът на компаниите, които всяка система трябва да обслужва. ERP системите за МСП обикновено са по-малки и по-рационализирани от тези за големите предприятия. По-малкият брой опции и по-малката възможност за персонализация ги правят по-лесни за внедряване, управление и използване.

И накрая, ERP системите за МСП обикновено са по-евтини от корпоративните ERP алтернативи. Те често имат по-ниска първоначална цена, както и по-ниски разходи за поддръжка. 
Като цяло има няколко разлики между ERP системите, предназначени за МСП и големите предприятия. Размерът на компанията, необходимото ниво на интеграция и разходите варират между двата вида системи. 

МСП могат да се възползват от използването на ERP системи по няколко начина. Една от основните ползи е, че тя може да помогне на бизнеса да стане по-ефективен. ERP системата може да автоматизира много от трудоемките процеси, които в момента се изпълняват ръчно. Автоматизацията може да спести време и пари на бизнеса.

ERP системите могат също така да помогнат на МСП да вземат по-добри решения. МСП могат по-лесно да проследяват тенденциите и моделите, като разполагат с всички свои данни в една система. Управлението на данните в ERP системата обикновено се нарича бизнес разузнаване. Бизнес разузнаването (BI) може да им помогне да вземат по-интелигентни бизнес решения, основани на данни, а не на мнение.

Освен това ERP системите могат да помогнат на МСП да развият своя бизнес. Те могат да осигурят единен източник на истината за всички данни, което може да помогне при финансовото планиране, бюджетирането и прогнозирането. Освен това ERP системите могат да помогнат на МСП да централизират планирането на производството си, което води до повишаване на ефективността на производството.

Това са само някои от ползите, които МСП могат да извлекат от използването на ERP система.

Въпреки че използването на ERP система носи много ползи, има и някои предизвикателства, с които МСП могат да се сблъскат по време на внедряването. Едно от основните предизвикателства е намирането на подходящата система за бизнеса. При наличието на толкова много възможности на пазара може да се окаже трудно да се намери ERP система, която да отговаря на специфичните нужди на МСП.

Друго предизвикателство, с което МСП могат да се сблъскат, е миграцията на данни. При преминаване към нова ERP система е от съществено значение да се мигрират всички данни от старата система към новата. Докато миграцията на данни е една тема, разбирането на вече съществуващите данни и съпоставянето им с ERP може да представлява по-значителен консуматор на време. Картографирането на данните може да бъде сложно и отнемащо време, особено за предприятия с по-големи количества неструктурирани или претрупани данни.

По време на внедряването предприятията трябва да управляват промените в цялата организация, за да гарантират, че всички са съгласни с новата система. За най-добра практика се счита включването на възможно най-много заинтересовани страни, особено за компаниите, които се съпротивляват на промените. Затова правилното управление на промените е също толкова важно, колкото и внедряването на самата система.

И накрая, МСП трябва да се уверят, че разполагат с ресурсите за правилното внедряване и използване на ERP системата. Ресурсите включват обучен персонал, който може да работи със системата, и достатъчно хардуер и/или софтуер за нейната поддръжка.

Без подходящи ресурси внедряването може да бъде сложно и да не бъде успешно, особено тъй като предприятията трябва да обучат служителите си как да я използват.

Като цяло има някои предизвикателства, с които МСП могат да се сблъскат по време на внедряването на ERP. Въпреки това, като са наясно с тези предизвикателства и ги планират, предприятията могат да увеличат шансовете си за успешно внедряване.

Отговорът на този въпрос зависи от конкретните нужди на бизнеса. Въпреки това някои модули са често използвани от МСП, тъй като отразяват най-използваните процеси във всяка организация.

Един от най-често срещаните модули е финансовото счетоводство. Този модул може да помогне на предприятията да проследяват финансите си и да вземат по-добри финансови решения. Освен това много ERP системи разполагат с вградени инструменти за отчитане, които могат да направят финансовото отчитане по-просто.

Друг стандартен модул е управлението на запасите или наричан управление на склада (WMS). Проследяването на складовите наличности може да бъде полезно за предприятията, които трябва да следят нивата на своите запаси. Освен това някои ERP системи се предлагат с функции, които могат да помогнат на предприятията да управляват веригата си за доставки.

Модулите за продажби и управление на взаимоотношенията с клиентите (CRM) също са стандартни сред МСП. Тези модули могат да помогнат на предприятията да управляват взаимоотношенията си с клиентите и процесите на продажби. Освен това CRM модулите могат да осигурят ценна информация за поведението на клиентите.

Модулите за производство и управление на веригата на доставки също са обичайни сред МСП с производствени и материални потоци. Тези модули могат да помогнат на предприятията да управляват своите производствени процеси и вериги за доставки. Освен това те могат да предоставят информация за производствените разходи и нивата на запасите.

Едно от решенията, които МСП могат да обмислят, е управляваната ERP система в облака. Управляваните ERP в облака могат да помогнат на предприятията да се освободят от тежестта на управлението на ИТ инфраструктурата, актуализациите, сървърите и други задачи по поддръжката. Освен това доставчиците на управлявани облачни ERP могат да предложат експертен опит и поддръжка, с които предприятията може да не разполагат вътрешно.

Управляваните облачни услуги могат да бъдат добро решение за предприятия, които не разполагат с ресурси, за да работят правилно със своята ERP система. Освен това това може да бъде добър вариант за компании, които се фокусират върху основните си операции и компетенции.

Някои от предимствата на управляваните облачни ERP услуги включват:

• Намалени ИТ разходи: С управляваната ERP в облака предприятията не трябва да инвестират в собствена ИТ инфраструктура. Освен това те могат да спестят разходи за поддръжка и обслужване.
• Мащабируемост: Управляваната облачна ERP система може лесно да бъде увеличена или намалена, за да отговори на променящите се нужди на бизнеса.
• Гъвкавост: Управляваната облачна ERP система може да бъде персонализирана, за да отговори на специфичните нужди на бизнеса.
• Поддръжка: Доставчиците на управлявани облачни ERP системи могат да предложат поддръжка и експертен опит, с които предприятията може да не разполагат вътрешно.

Няколко доставчици предлагат ERP решения за малки и средни предприятия. Не всички доставчици обаче са еднакви. Някои доставчици могат да имат по-голям опит в работата с малки и средни предприятия, докато други могат да имат по-надеждни функции.

Освен това при избора на доставчик на ERP е важно да се вземат предвид специфичните нужди на бизнеса. Не всички доставчици предлагат едни и същи модули или функции, така че изборът на доставчик, който предоставя правилната комбинация от функции за бизнеса, е от съществено значение.

Някои доставчици, които предлагат ERP решения за малки и средни предприятия, включват:

• SIX ERP: SIX е управлявана облачна ERP система от следващо поколение, предназначена за малки и средни предприятия и глобални корпорации. Тя предлага всички модули, бърза е, лесна за използване и лесна за разширяване с водеща в индустрията ниска обща цена на притежание (TCO).
• SAP: SAP е водещ доставчик на ERP, който предлага няколко решения за малки и средни предприятия. Въпреки това SAP Business One е популярно решение за малки предприятия с висока цена на потребител.
• Oracle: Oracle: Oracle предлага ERP решения за малки и средни предприятия, включително Oracle E-Business Suite и Oracle NetSuite.
• Microsoft Dynamics: Microsoft Dynamics: Microsoft Dynamics предлага няколко ERP решения за малки и средни предприятия, включително Microsoft Dynamics 365 Business Central.
• Sage: Sage предлага няколко ERP решения за малки и средни предприятия, включително Sage 300 и Sage 300 Cloud Enterprise Management.
• Epicor: предлага няколко ERP решения за малки и средни предприятия, включително Epicor Eclipse и Epicor Prophet 21.

Няма универсален отговор на този въпрос. Най-добрата ERP система за МСП ще зависи от специфичните нужди и изисквания на бизнеса. Има обаче няколко фактора, които компаниите трябва да вземат предвид при избора на ERP система, включително:

Изисквания към модулите; Не всички ERP системи предлагат едни и същи модули и функционалност. Изборът на ERP система, която предоставя модулите на бизнеса, е от съществено значение.

• Лесно използване; ERP системата трябва да е лесна за използване и разбиране. Интуитивните интерфейси помагат на служителите да използват системата бързо.
• Разходи за внедряване; Внедряването на някои ERP системи може да бъде скъпо. От съществено значение е да се вземат предвид разходите за внедряване, когато се избира ERP система.
• Обща цена на притежание (TCO); От съществено значение е да се вземат предвид общите разходи на притежание (TCO) при избора на ERP система. TCO включва първоначалните и текущите разходи за поддръжка, поддръжка, актуализации и лицензиране.
• Мащабируемост; ERP системата трябва да може да се увеличава или намалява, за да отговаря на променящите се нужди на бизнеса.
• Гъвкавост; ERP системата трябва да е достатъчно гъвкава, за да отговаря на специфичните нужди на бизнеса.
• Поддръжка; Доставчикът на ERP трябва да предлага поддръжка и експертен опит, с които бизнесът може да не разполага вътре в себе си.
• Интеграция и разширяване; ERP системата трябва да може да се интегрира с други софтуерни приложения и да се разширява, за да отговори на бъдещите нужди на бизнеса.
• Обучение; Доставчикът трябва да осигури обучение на място и онлайн за потребителите на ERP системата и вътрешните администратори на компанията.

Съществуват ERP системи за малки и средни предприятия в различни отрасли. Не всички ERP системи обаче са еднакви. Някои ERP системи са по-подходящи за определени отрасли, отколкото за други.

Някои отрасли, които могат да се възползват от ERP система, включват:

• Производство: Производствената ERP система може да помогне на предприятията да управляват производствения процес - от суровините до готовите продукти.
• Търговия на дребно: ERP системата за търговия на дребно може да помогне на фирмите да управляват инвентара, клиентите, поръчките и транзакциите в точката на продажба (POS).
• Дистрибуция и логистика: ERP системата за дистрибуция и логистика може да помогне на предприятията да управляват движението на стоки от доставчиците до клиентите.
• Строителство: ERP системата за строителство може да помогне на предприятията да управляват проектите от оферирането до завършването им.
• Здравеопазване: ERP система за здравеопазване може да помогне на предприятията да управляват пациентски досиета, обработка на искове и планиране.
• Търговия на едро: ERP система за търговия на едро може да помогне на предприятията да управляват инвентар, клиенти, поръчки и фактуриране.
• Нестопански организации: ERP система за нестопански организации може да помогне на предприятията да управляват дарители, доброволци и финанси.

ERP системите с отворен код могат да бъдат отлична алтернатива за МСП и малките предприятия. 

Предимствата на ERP системите с отворен код включват:

• По-ниски разходи: ERP системите с отворен код често са безплатни или с много ниски разходи. Това може да спести много пари на предприятията, особено в сравнение с високите разходи за собственически ERP системи.
• Повече възможности за персонализиране: ERP системите с отворен код предлагат повече възможности за персонализация в сравнение с патентованите ERP системи. Това може да бъде от полза за предприятия със специфични нужди, изискващи индивидуално решение.
• По-голям контрол: При ERP системите с отворен код предприятията имат по-голям контрол върху софтуера. Те могат да правят промени в кода при необходимост и не зависят от доставчика на ERP за актуализации и надстройки.

Недостатъци на ERP системите с отворен код

Въпреки това има няколко недостатъка, които трябва да вземете предвид, преди да вземете решение.

• Вътрешни ИТ разходи: Много ERP системи с отворен код изискват от предприятията да разполагат с вътрешни ИТ ресурси за инсталиране, поддръжка, актуализиране или персонализиране на системата. Това може да бъде предизвикателство за малките предприятия, които може да не разполагат с необходимите ресурси, за да се справят с това.
• Неясни графици за актуализация: Може да е трудно да се определи кога ще бъдат пуснати актуализациите за ERP системите с отворен код. Неясните графици за отстраняване на грешки или пускане на версии за поддръжка на системата могат да предизвикат несигурност за предприятията, които трябва да планират актуализациите.
• Липса на поддръжка: Няма гаранция за поддръжка от страна на доставчиците на ERP системи с отворен код. Това може да бъде предизвикателство за предприятията, които се нуждаят от актуализации на системата или помощ при отстраняване на проблеми.

Примери за ERP системи с отворен код

Налични са няколко различни ERP системи с отворен код. Някои примери включват:

• Odoo: Odoo е универсален бизнес софтуер със CRM, електронна търговия и счетоводни функции.
• ERPNext: ERPNext е лесна за използване ERP система с опростен интерфейс.
• Tryton: Tryton е модулна ERP система, която включва функции за счетоводство, инвентар и продажби.
• Флоренция: Florence е ERP система с отворен код, предназначена за малки предприятия.
• Openbravo: Openbravo е уеб базирана ERP система с всеобхватни CRM и POS функции.

Когато обмислят ERP система, предприятията трябва да решат кой модел на внедряване е най-подходящ за техните нужди. Четирите основни опции са локална, облачна, SaaS и управлявана облачна.

• На място: При ERP на място предприятията инсталират софтуера на своите сървъри. Тази опция предлага най-значителен контрол и гъвкавост, но може да бъде най-скъпа.
• Облак: Облачните ERP системи се хостват от доставчика на ERP. Тази опция е по-евтина от локалната, но предлага по-малък контрол.
• SaaS: SaaS ERP системите се предлагат като абонаментна услуга. Този вариант обикновено е най-достъпен, но предлага най-малък контрол.
• Управляван облак: При управляваните облачни ERP системи предприятията могат да избират кои функции искат да използват, а доставчикът конфигурира и управлява услугата от името на клиента. Компанията не се нуждае от вътрешен ИТ персонал, а доставчикът на ERP отговаря за осигуряването на сигурността, актуализациите, приемането и внедряването на функциите.